如何開展物流招標活動

物流活動越來越精細化，大公司都已經(jīng)把物流運輸以招標的方式托給物流公司，以減少管理損耗加強產(chǎn)品開發(fā)。物流服務的需求方通過物流服務項目的招標方式進行業(yè)務外包,將使其以較低的成本得到較高質(zhì)量的物流服務。隨著物流市場的進一步規(guī)范與發(fā)展,進行物流項目招投標將成為物流服務交易的主要形式。 

　　招標準備 

　　按邀請投標人的公開程度劃分,招標方式可分為公開性招標和邀請性招標。公開性招標是不限定范圍,通過發(fā)布招標信息向全社會的企業(yè)進行招標;邀請性招標是向特定的某些企業(yè)發(fā)出邀請進行招標。按照邀請投標人的地域劃分,招標方式可分為國內(nèi)招標和國際招標。 

　　企業(yè)進行物流項目招標,目的是為了以較低的成本得到其需要的物流服務。為了使招標得以成功,必須做好招標的每一步工作,主要包括:第一,需求表述。首先需要分析自身的物流服務需求,并明確地表達出來。第二,招標前準備工作,如物流企業(yè)資格審查、研究招標方案、制定招標文件、確定招標形式及標的等。第三,公開發(fā)布招標公告或書面邀請投標人。第四,出售或派發(fā)招標文件。第五,接受投標。第六,進行開標和評標。第七,根據(jù)評標結(jié)果,結(jié)合企業(yè)自身需要,選擇中標人簽訂物流服務合同。 

　　招標書的編制對于招標能否成功至關重要。一般情況下,招標書主要涉及企業(yè)自身情況和產(chǎn)品生產(chǎn)現(xiàn)狀,以及對物流服務各個環(huán)節(jié)的要求,如貨物運輸、倉儲控制、配送時效等等,有的還可能涉及產(chǎn)品包裝和流通加工等環(huán)節(jié)。大體上說,編制物流項目招標書一般應包括如下幾個部分: 

　　1.招標邀請書、投標人須知。 

　　2.招標方的企業(yè)介紹和發(fā)展歷程。 

　　3.招標方具體的物流服務需求,越詳細越好。 

　　4.物流服務的詳細操作要求、操作流程等。 

　　5.物流服務費用的構成。 

　　6.對投標書的要求和招標組織情況。 

　　7.物流服務招標范圍和不在招標范圍的說明。 

　　8.計劃的招標程序和時間安排。 

　　投標準備 

　　物流項目投標是投標人(即物流企業(yè)法人)尋找并選取合適的投標信息,在同意并遵循招標方核定的招標文件的各項規(guī)定和要求的前提下,提出自己的投標文件,以期通過競爭為招標方選中的交易過程。 

　　物流項目投標活動具有三大特點:第一,投標人之間的競爭比較直接。招標方在一定的期限內(nèi)接受各種投標人提出的各種服務方案和報價,并進行比較,勢必使投標人之間面臨相對直接的競爭。第二,投標人之間的競爭比綜合優(yōu)勢。投標人要想被招標方選中,不僅要在物流技術、物流服務方案上具有競爭力,還要在企業(yè)資信、應付突發(fā)事件等方面具備優(yōu)勢。這樣,投標人之間的競爭就體現(xiàn)出高度綜合的競爭特點。第三,投標人之間形成價格博弈之勢。在招投標過程中,招標方處于主動地位,其目的是以較低的成本獲得需求的物流服務。投標人若想在此過程中勝出,除了提供滿意的物流服務外,必須充分考慮好定價策略。 

　　物流企業(yè)在達成投標意向后,隨即著手投標的準備工作,主要包括如下步驟: 

　　1.組織物流項目投標小組。抽調(diào)有物流服務經(jīng)驗、有物流方案策劃和設計能力的人員組成技術完備的投標小組,并給予充分的人、財、物、時間的方便,舉全體員工智慧做好投標工作。 

　　2.收集招標企業(yè)的資料,深入了解招標企業(yè)的狀況,包括成長經(jīng)歷、產(chǎn)品類型和特點、市場狀況,掌握招標企業(yè)的組織結(jié)構和未來企業(yè)發(fā)展態(tài)勢。 

　　3.認真研究招標文件,分析招標內(nèi)容,提出招標文件中的質(zhì)疑問題,并做好詢標工作。分解招標內(nèi)容,組成解決各個有關內(nèi)容的工作小組,編制投標文件,確定項目實施的資源、人力以及費用等,進行投資效益分析、可行性研究等。 

　　4.嚴格按照招標書的時間要求,確定投標活動的時間表,并制訂投標工作計劃。 

　　投標實施 

　　怎樣進行投標工作與企業(yè)能否投標成功密切相關。實施投標工作的關鍵步驟如下: 

　　1.在投標小組的領導和計劃下,有步驟、有節(jié)奏地按照招標書的要求,參與投標活動。投標小組可召開各種會議,明確目標,做好內(nèi)部分工,制訂詳細投標工作計劃。 

　　2.仔細分析研究招標書內(nèi)容。對招標書中不清楚、不明白或有問題的地方,做認真記錄。然后有計劃地與招標方進行討論,討論結(jié)果由招標方確認,作為招標過程的支持文件。 

　　3.精心編寫投標書。投標文件是投標活動中最核心、最關鍵的文件,投標書不但是一個完整的物流服務方案,而且是投標方能否中標的依據(jù)。 

　　4.將投標書精心裝訂成冊,在指定時間內(nèi)送到招標方手中。 

　　5.精心準備投標答辯。就招標方可能提出的問題做好回答準備。在答辯會上,進一步展示投標方的合理化建議,以及提高服務質(zhì)量,降低物流服務成本的措施。 

　　投標書 

　　物流項目投標書是在分析招標企業(yè)的概況和物流需求后,做出的向招標方應標的一種表示方法。同時,投標書也是物流企業(yè)介紹自己服務能力的機會,對投標的成功與否起著決定性作用。物流項目投標書主要由如下部分組成: 

　　1.總則。表示愿意投標,以本企業(yè)擁有的物流資源提供招標方所需的物流服務,以及與招標方共同發(fā)展的愿望。 

　　2.本物流企業(yè)介紹。對本物流企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)的實力尤其是取得的物流服務的歷史業(yè)績向招標方作說明。 

　　3.提出本企業(yè)物流服務優(yōu)勢。如具有經(jīng)驗豐富的物流運作團隊,能為客戶高質(zhì)量地完成各項物流服務;具有先進的IT技術和物流信息網(wǎng)絡技術,高效而實用的物流運作平臺,具有足夠的物流服務資源,先進的倉儲設施和強大的運輸網(wǎng)絡等等。 

　　4.提出物流服務措施。針對招標方的物流需求,提出實施物流服務的具體辦法。 

　　5.根據(jù)提供物流服務的種類和數(shù)量,結(jié)合市場實際,對提供的物流服務給出報價。 

　　物流項目目標實現(xiàn) 

　　招投標結(jié)束后,中標的物流公司將與招標方簽訂物流服務合同,提供招標方所需求的物流服務。為了使物流項目目標得以實現(xiàn),需要招投標雙方充分交換信息、相互信任、共同協(xié)作。在物流服務項目進行的過程中,應對服務的每一階段進行監(jiān)督,看物流項目每一階段的目標是否實現(xiàn),是否滿足需求,是否存在有待改進之處。雙方應本著共贏的原則,積極理順溝通渠道,妥善解決出現(xiàn)的問題,這樣才能使物流項目的目標得以最終實現(xiàn)。